Verslag Digitaal Erfgoedloket vragenuur: Het waarom en hoe van informatiebeleid

Verslag Digitaal Erfgoedloket vragenuur: Het waarom en hoe van informatiebeleid

Op dinsdag 5 oktober 2021 vond een vragenuur van het Digitaal Erfgoedloket plaats. Spreker bij deze bijeenkomst was Lois Muller, digitaal erfgoedcoach van de provincie Noord-Holland. Voorzitter was Annika Blonk-van den Bercken. De uitnodiging voor de bijeenkomst is gestuurd aan gemeenten en erfgoedinstellingen in Noord-Holland. Acht personen hebben zich aangemeld, zes personen waren aanwezig. In het vragenuur stond het informatiebeleid omtrent digitaal erfgoed centraal.

Digitaal erfgoed en het informatiebeleid

Lois Muller gaf tijdens het vragenuur een presentatie over informatiebeleid bij digitaal erfgoed. Zij gaf voorbeelden van wat bij digitaal erfgoed wordt verstaan onder het begrip informatie. Dit kunnen databases zijn met gegevens van objecten, in de breedste zin van het woord en kan zowel met als zonder beeld zijn. In een informatiebeleidsplan wordt de manier waarop een organisatie wil omgaan met het verzamelen, hebben en delen van informatie beschreven. Het hoort in het verlengde te liggen van het algemene beleidsplan en is een basis voor onder meer plannen met betrekking tot digitalisering, subsidieaanvragen, houdbaarheid van de collectie en communicatie over of gebruik van de beheerde informatie. Je kunt zonder informatiebeleid starten met digitaliseren of verspreiden van informatie, maar het risico in dat geval is dat essentiële informatie ontbreekt in een later stadium.

Vervolgens is de opbouw van het informatiebeleid besproken, dat per organisatie kan verschillen. Het advies is om eerst te kijken naar de uitgangspunten van de organisatie: wat past bij de organisatie en bij de (beoogde) doelgroepen. Vervolgens kan de visie aan bod komen, hoe digitale mogelijkheden kunnen bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. Daar kan een vergelijking tussen het huidige en gewenste informatiebeheer bij horen met een sterkte-zwakteanalyse. Ten slotte het vervolgtraject; hoe bereik en bewaar je de gewenste kwaliteit, wat en hoe vaak ga je evalueren en wat kunnen situaties zijn voor bijstelling? Maar ook hoe en naar wie ga je dit beleid communiceren?

Tips van de digitaal-erfgoedcoach

• Sta stil bij elke soort informatie die de collectie vormt: welk type gegevens (bijvoorbeeld: feitelijk, context, met/zonder beeld, persoonsgegevens) over welke collectie(onderdelen) verzamel, beheer en deel je? En wie (naast medewerkers ook publiek?) is waarvoor verantwoordelijk of bevoegd, van bewerken tot raadplegen en aanvullen?
• Doorgaan op het aspect delen: welke dienst voor welke (soort) informatie zet je in? Stel daarbij voor elke dienst de vragen: waarom, wat, waar, wanneer, met/voor wie en hoe deel ik informatie? Voorbeelden van informatiediensten zijn een studiezaal, nieuwsbrief, social media, website(onderdeel), tentoonstelling(onderdeel), app of vaste rubriek bij een partner.
• Waarom en met welke collectieonderdelen of collectieinformatie, zou je kunnen en willen aansluiten op andere digitale infrastructuren? Dit kan meerwaarde geven in diverse opzichten. Bekijk en bespreek wederzijds de voorwaarden, wensen en eisen met bijvoorbeeld lokale media/campagnes, Geheugen van Nederland, Europeana of Wikimedia/Wikidata.
• Houd rekening met eventuele aanpassingen in de infrastructuur in praktische en technische zin. Bijvoorbeeld hard- en software of in de interne organisatie.

Voorafgaand en tijdens de presentatie zijn door deelnemers enkele vragen gesteld

Kunnen jullie iets betekenen in de informatievoorziening over digitale kavelpaspoorten?
Dit onderwerp raakt het Digitaal Erfgoedloket omdat de vraag, net als het loket, verband houdt met het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Komen we graag op terug.

Bij beheer van een register met beschermde en onbeschermde monumenten, op basis waarvan kan je kiezen wat je wel en niet – en hoe, o.a met GIS – extern laat zien?
In deze presentatie proberen we handvaten te geven over hoe je deze keuzes kan maken.

Waarom zou je wel of niet het informatiebeleidsplan openbaar maken?
Met het plan schep je vertrouwen en duidelijkheid voor partners en publiek over wat zij van de organisatie kunnen verwachten (op hoofdlijnen) en hoe zij kunnen bijdragen. Wanneer het plan op de website beschikbaar is, kun je enerzijds overkomen als een sterke partner. Anderzijds kun je ook teveel prijsgeven en is het lastiger om later terug te komen op besluiten. Het delen met (beoogde) partners, of elementen delen in bepaalde communicatie-uitingen, kan een middenweg zijn.

De gemeente heeft een eigen informatiebeleid; hoe zorgen we dat we daar niet van afwijken?
Het informatiebeleid van de gemeente is leidend. Wel kun je als gemeente op zoek naar de mogelijkheden binnen dat beleid om informatie te delen. Stel jezelf de vraag: wat willen we precies, en hoe kunnen we dat bewerkstelligen zonder van het informatiebeleid van de gemeente af te wijken. De digitaal erfgoedcoach kan daarbij adviseren.

Meer weten

Hulp nodig bij het opstellen van een dergelijk informatiebeleidsplan of andere vragen rond het verzamelen, digitaliseren, beheren en delen van (digitaal) erfgoed? De digitaal-erfgoedcoach staat klaar met advies op maat, geheel kosteloos. Te bereiken per mail: info@steunpuntcultureelerfgoednh.nl.

Meer informatie over het thema Informatiebeleid:

• Spoorboekje digitalisering erfgoedcollecties: https://museumconsulenten.nl/spoorboekje
• Erfgoedhuis Zuid-Holland, Filmpje vormgeven van je informatiebeleid: https://youtu.be/JFfZ4LT1xFE
• Digitaal Erfgoed Nederland, ‘Hoe leg ik mijn informatiebeleid vast?’ https://www.den.nl/aan-de-slag/beleid-maken/hoe-leg-ik-mijn-informatiebeleid-vast

(Beeldverantwoording: ‘Het stadhuis van Velsen automatiseert en krijgen een computer.1988’, Noord-Hollands Archief. Documentnummer: NL-HlmNHA_1098_KNA001007284.)