Beknopt verslag Erfgoedteam: Erfgoed op de kaart

Op woensdag 15 mei 2024 organiseerde het Steunpunt Cultureel Erfgoed Noord-Holland een online-Erfgoedteam over erfgoed in digitale kaartsystemen. Door erfgoed ‘op de kaart te zetten’ kun je de zichtbaarheid vergroten binnen en buiten de gemeentelijke organisatie, wordt er sneller rekening gehouden met erfgoed en stimuleer je een integrale werkwijze.

Tijdens de bijeenkomst gaven Vanessa van der Ploeg (productowner GEO van de gemeente Haarlemmermeer), Eva de Bruijne (beleidsmedewerker erfgoed bij gemeente Hoorn) en Anna Groentjes (GIS expert van het Steunpunt) presentaties, uitleg en voorbeelden over kaartsystemen en was er ruim de mogelijkheid om vragen te stellen.

In dit beknopte verslag worden de belangrijkste inzichten weergegeven. De twee PowerPointpresentaties kun je via de onderstaande knoppen downloaden.

Kaarten en datasets

• Monumenten moeten in het omgevingsplan worden opgenomen. Daarvoor moet een dataset gecreëerd worden. Dat betekent dat elke gemeente aan de slag moet gaan met het maken van een eigen dataset met daarin minimaal de gemeentelijke monumenten.
• Bij het Rijk en de provincie kunnen datasets van de rijks- en provinciale monumenten worden opgevraagd.
• Een dataset kun je op verschillende plekken en manieren gebruiken: in het omgevingsplan, het DSO, interne en externe viewers en GIS-systemen, etc. Datasets kunnen ook uitgewisseld worden met andere overheden en organisaties.
• Maak een bewuste keuze over hoe je erfgoed intekent. Dat kan met punten of met vlakken. Later kun je vlakken nog omzetten in punten, maar punten kunnen geen vlakken worden. In het omgevingsplan wordt met vlakken gewerkt. Als je de mogelijkheid hebt is met vlakken werken beter. Het object is duidelijker omgrenst en de resulterende shapefile is breder toepasbaar.
• ‘Wat je erin stopt, krijg je eruit’. Zorg dat je gestructureerd werkt; dat levert de beste resultaten op.
• Er bestaat het Erfgoed Registratie Systeem, ontwikkeld door de werkgroep De Data-Beet van Federatie Grote Monumentengemeenten, die wordt aangeraden door de rijksoverheid. Het Steunpunt organiseerde daarover een verkennende bijeenkomst, waarvan je het (video)verslag hier kunt vinden, met leestips. Probeer op deze standaard aan te sluiten, zodat je dataset zo breed mogelijk gebruikt kan worden.
• Erfgoeddatasets zijn ruim beschikbaar en kun je vaak downloaden of opvragen bij andere overheden of organisaties. Het is daarom vaak niet nodig om eigen datasets te maken (behalve die van de gemeentelijke monumenten). Ook bij het Steunpunt kun je onze datasets downloaden of opvragen.
• Werken met erfgoeddatasets geeft allerlei analysemogelijkheden: van lijsten tot statistische informatie, die op vele manieren kan worden weergegeven.
• Wanneer de basis op orde is kun je gaan nadenken over meer toepassingen. Bijvoorbeeld het koppelen van een adres aan het gemeentelijke vergunningensysteem, de verstrekte subsidies of gestelde vragen door eigenaren.

Proces

• Kijk of er in je gemeente al ontwikkelingen gaande zijn op het gebied van kaartsystemen. Kun je daarop aanhaken?
• Klop eens aan bij een (buur)gemeente die al verder is met erfgoed in kaartsystemen. Wellicht kunnen ze je op weg helpen.
• Wanneer het projectteam is geformeerd: verdeel duidelijk rollen en verantwoordelijkheden. Denk ook na over het proces, hoe ga je dit voor elkaar krijgen? In Hoorn hebben ze bijvoorbeeld een scrummaster gevraagd het proces te begeleiden.
• Zorg voor een goede schakel tussen de afdelingen erfgoed en GEO. Dat kan bijvoorbeeld een medewerker informatiemanagement zijn.
• Een medewerker informatiemanagement kan daarnaast processen inzichtelijk maken. Hoe gaat een monumentenaanwijzing bijvoorbeeld in zijn werk, en hoe zorg je dat die nieuwe informatie in het kaartsysteem terecht komt? Met inzicht in processen kun je de registratie en het beheer van de data inrichten, in jargon ‘data-architectuur’.
• Zorg voor continuïteit na oplevering. Breng rollen en verantwoordelijkheden voor het beheer in kaart, beschrijf processen en breng het beheer onder bij een team in plaats van een persoon. Stel een regulier overleg in tussen – bijvoorbeeld – de teammanagers van de verschillende afdelingen.

(Beeldverantwoording: RCE)