Erfgoed aan de omgevingstafel

Erfgoed aan de omgevingstafel

Overlegtafels; in aanloop naar de Omgevingswet bestaan ze al in alle soorten en maten. Er bestaan vele varianten en benamingen en gemeenten gebruiken niet allemaal hetzelfde onderscheid in de typen overlegtafels. Een greep uit het aanbod tot nu toe: prescans, intaketafels, omgevingstafels, ontwikkeltafels, maatwerktafels – allemaal zijn het overlegmomenten waarop ruimtelijke initiatieven worden besproken. Als het gaat om vraagstukken met betrekking tot erfgoed moet ook dit belang integraal onderdeel zijn van een overlegtafel. Niet alle gemeenten zijn even ver met het inrichten van deze integrale adviesprocessen. Gemeenten zijn aan het ontdekken wat werkt en dat blijft een continu proces dat tijd kost. Dit artikel gaat over de eerste geluiden, ontwikkelingen en inzichten. Het komende jaar geven we hier vanuit het Steunpunt vervolg aan, om de verschillende ervaringen met elkaar te kunnen blijven uitwisselen en het gesprek hierover op gang te houden.

Overlegtafels

De overlegtafels komen voort uit de ambitie van de overheid om zich meer dienstverlenend op te stellen naar de initiatiefnemer en om sectoroverstijgend te werken. Doelen van de omgevingswet zijn immers minder regels, meer samenhang, meer service voor de klant, een hogere snelheid en werken vanuit een andere verhouding overheid en inwoner, transparanter en met meer vertrouwen. Om voor gemeenten inzichtelijk te maken hoe de dienstverlening richting initiatiefnemers verbeterd kan worden, formuleerde de VNG een vijftal serviceformules.

Een van de vele gemeenten die een start hebben gemaakt met het werken met de serviceformules is Súdwest-Fryslân. Deze gemeente heeft op basis van de serviceformules van de VNG haar nieuwe klantreis ingericht. Initiatieven komen binnen via één loket. Het gaat om ideeën en projecten, maar ook om gebiedsontwikkeling en beleid. De eerste stap is hier een prescan. Initiatieven kunnen vervolgens door voor een vergunning. Als ze complex zijn, wat in ongeveer 30% van de gevallen zo is, gaan door naar een intaketafel om de wenselijkheid te bepalen. De volgende tafels komen aan bod:

1. De intaketafel

• Doel: bepalen wenselijkheid.
• Vier adviseurs adviseren integraal (dus geen sectorale adviseurs).
• Aan de intaketafel wordt bepaald of een plan wenselijk is (ja, nee of ja, mits) en welke weg het plan verder gaat afleggen: ontwerpformule (omgevingstafel) of de ontwikkelformule (opdrachttafel en route).

2. ‘Maatwerktafels’

• Doel: locatie bepalen en inpassen met ruimtelijke kwaliteit
• In Súdwest-Fryslân is een bijzondere route ontstaan voor enkele thematische initiatieven, waarbij duidelijk is dat ze wenselijk zijn in het beleid, maar waarvan bijvoorbeeld de ruimtelijke inpassing nog een vraagstuk is. Dan is de intaketafel niet nodig, maar zijn inpassings- of ontwerpgesprekken gewenst in een kleinere groep, veelal op locatie. Hierbij is er veel ruimte voor de dialoog.
• Voorbeelden zijn de ervenconsulent en de consulenten voor kleine windturbines. Ook kent Súdwest-Fryslân een erfgoedconsulent, die thuis langskomt.
• Het voordeel is dat de initiatiefnemer geen plan hoeft te maken, dit gebeurt in co-creatie op het erf en/of aan de keukentafel.

3. De ontwerpformule, met de omgevingstafel

• Doel: mogelijk maken
• Aan deze tafel vindt ontwerpgerichte advisering plaats. De omgevingstafel vindt enkele malen plaats, tot het initiatief vergunningsklaar is.
• Hier ligt de kans om synergie tussen verschillende disciplines te bereiken.
• Vele gemeentelijke experts, maar ook organisaties zoals de provincie, waterschap en de veiligheidsdregio schuiven aan.

4. De ontwikkelformules, met een opdrachttafel

• Doel: 1) bepalen haalbaarheid aan de opdrachttafel en 2) bepalen route van het proces, resultaat- of zoekgericht.
• Hier worden complexe projecten besproken, waarbij de gemeente één van de partners is. Denk aan gebiedsontwikkeling en beleid.
• Het is allereerst van belang de opdracht duidelijk te formuleren. De ambtenaren aan de opdrachttafel brengen integraal advies uit over de vragen ‘wat is de opdracht’, ‘wat is de prioriteit’, en ‘hoe kan het proces worden ingericht / wat is er nodig?’

Omdat gemeenten vaak meerdere tafels hebben voor verschillende soorten plannen, worden de verschillende routes die een plan kan afleggen langs de tafels schematisch inzichtelijk gemaakt met stroommodellen. Hieronder een voorbeeld van zo’n schema’s (in ontwikkeling) van de gemeente Súdwest-Fryslân.

De beleidsmedewerker erfgoed en de overlegtafel

De overlegtafels bieden de kans om erfgoedwaarden in een vroeg stadium mee te geven als onderdeel van een integraal advies. Nu komt het nog geregeld voor dat erfgoedbelangen te laat in de planvorming worden ingebracht, waardoor iedereen voor (soms grote) verrassingen komen te staan en erfgoed als ‘showstopper’ wordt ervaren. Het is dan ook van belang om vroeg in het proces het erfgoedadvies mee te nemen in de integrale advisering, bij voorkeur al aan de intaketafel. Bij de BUCH wordt de intaketafel als bijzonder waardevol ervaren, omdat dit de eerste kans is om vitale informatie te delen. Het gaat dan om informatie, die van invloed is op de wenselijkheid. Het betekent dat erfgoed lang niet bij alle plannen aan de intaketafel vertegenwoordigd hoeft te zijn. Door zicht te houden op de plannen die aan de intaketafel behandeld worden, kun je als erfgoedambtenaar de afweging maken bij welke plannen je moet aanschuiven. Deze nieuwe rol van de erfgoedambtenaar bij integrale advisering vanuit ruimtelijke kwaliteit vraagt om een investering in tijd. En om vertrouwen dat het erfgoedbelang ook bij plannen voldoende wordt meegewogen als je niet aanschuift. Omdat het om integrale advisering gaat is het van belang dat er iemand is afgevaardigd met een goede antenne voor het signaleren van erfgoedbelangen. Het mooiste zou zijn als collega’s voorafgaand aan een intaketafel de erfgoed en ruimtelijke kwaliteitsafwegingen bij elkaar zouden kunnen brengen, zodat de adviseur aan de intaketafel goed is toegerust.

Na een ja of ja, mits aan de intaketafel worden de plannen ontwikkeld, waarna ze bij de omgevingstafel weer worden besproken. Aan de omgevingstafel wordt gekeken wat er nodig is om aan de mitsen te voldoen. Hier schuiven sectorale adviseurs aan en is meer ruimte om specifieker in te gaan op de erfgoedwaarden bij plannen, risico’s te signaleren en te benoemen.

De belangen die tijdens de omgevingstafel worden ingebracht, worden daarna door de ontwerpbureaus verwerkt.

Advies van de RCE-adviseur

De grootste wijzigingen voor de adviseurs bij de RCE door de komst van de Omgevingswet is dat de adviestermijn van acht weken terug gaat naar zes weken en dat niet meer geadviseerd zal worden vanuit het OLO, maar het DSO. Daarnaast zullen de RCE adviseurs bij grote en complexe erfgoedplannen, zoals gebiedsontwikkelingen, ook vaker aanschuiven aan overlegtafels of in het projectteam. De wijze waarop de RCE bij de overlegtafels wordt betrokken zal de komende tijd worden doorontwikkeld. De hoop is dat er met de tafels in plaats van sectoraal, juist integraal overleg gaat plaatsvinden en dat voorkomen wordt dat de verschillende partijen dubbel werk gaan doen.

Verbeterpunt: integratie

Aan de omgevingstafels zijn soms zoveel belangen aanwezig, dat ieder belang afzonderlijk wordt nagelopen en er maar kort tijd is voor de individuele aspecten. Vaak is er van een gesprek over de integratie van de belangen tot een plan met ruimtelijke kwaliteit niet of nauwelijks ruimte. Dit vraagt  nog verbetering. Bovendien verdwijnt een plan vaak uit het zicht van de ambtenaar in de tussenfase tussen omgevingstafels. De kansen om erfgoed goed in het plan te integreren liggen juist in de planvormingsfase tússen de tafels. Het is vaak lastig is om daarbij aangehaakt te blijven, ook omdat plannen vaak door externe bureaus worden opgesteld. Als erfgoedambtenaar zou je tussentijdse begeleiding bij planvorming kunnen bieden. Het is daarom belangrijk om met collega’s en initiatiefnemers afspraken te maken over jouw rol als begeleider ten tijde van de planvorming.

Verbeterpunt klantcontact

En hoe zit het nu met de service aan de klant? In principe is het de rol van de casemanager om het contact met de klant te verzorgen, zodat deze elke keer dezelfde contactpersoon treft en diegene ook op de hoogte is van de gevoeligheden. Dit blijkt in meerdere gemeenten nog een zoektocht. Want welke competenties vraagt dit van de casemanager, vooral als het gaat om complexere initiatieven, die een langer traject vragen, of complexe randvoorwaarden, die meer afstemming vereisen? Des te complexer de case, des te meer communicatieve en inhoudelijke vaardigheden zijn nodig. De RCE verwacht dat er altijd buiten de omgevingstafels overleg nodig zal zijn over monumentale waarden en erfgoed. Communicatie via brieven is niet altijd voldoende. Veel initiatiefnemers zijn geholpen bij uitleg, of het even in klein comité kijken wat de mogelijkheden zijn. Het idee van een oplossingsgerichte maatwerktafel of thematische omgevingstafel voor monumenten spreken aan.

Vragen en uitdagingen die (nog even) blijven bestaan

• Hoe kun je ervoor zorgen dat je als erfgoedambtenaar vroeg in het adviesproces aan tafel zit, zodat je de erfgoedwaarden op tijd kan meegeven? En als je er niet bij bent, dat jouw collega voldoende een antenne heeft voor de erfgoedwaarden?
• Wat gebeurt er als je een fout maakt aan de intaketafel, of iets over het hoofd ziet? Kun je dat later nog corrigeren?
• Hoe zorg je ervoor dat er voldoende informatie is om een advies in een vroegtijdig stadium op te baseren?
• Tussen de tafels: in hoeverre kan je aangehaakt blijven in de fase van planvorming?
• Het tussentijds informeren van de burger: wanneer in het proces informeer je de aanvrager – doe je dat na de intaketafel al? Wat deel je dan wel en wat niet?
• Hoe zit het met de kosten van de tafels en wie draait ervoor op en wanneer?
• Hoe stuur je op samenhang tussen verschillende activiteiten, zoals de BOPA, een bouwactiviteit en rijksmonumentenactiviteit?

Om van elkaar te leren verzamelen we graag de verhalen over de omgevingstafels in jullie gemeenten. Welke omgevingstafels zijn er, hoe is erfgoed vertegenwoordigd, hoe verloopt het  adviesproces? Wat werkt in jouw gemeente en waarom? Over een paar maanden maken we opnieuw de balans op.

Dit artikel is tot stand gekomen op basis van het erfgoedteam over erfgoed aan de overlegtafel. Sandra van Assen, stedenbouwkundige en architect; Anne Beeksma, beleidsmedewerker cultuurhistorie en erfgoed bij de BUCH gemeenten; Maurits van Putten, adviseur architectuurhistorie bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed leverden hiervoor bijdragen. Beeldverantwoording: Canva.