Negen tips voor samenwerking met erfgoedvrijwilligers

Negen tips voor samenwerking met erfgoedvrijwilligers

Op woensdag 10 mei 2023 voerden we onder de vlag van het Erfgoedteam een open gesprek over de samenwerking tussen erfgoedmedewerkers en erfgoedvrijwilligers in de Noord-Hollandse gemeenten. Deelnemers waren dan ook grotendeels erfgoedambtenaren en (vertegenwoordigers van) erfgoedvrijwilligers. De opbrengst van het gesprek hebben we hieronder samengevat tot negen tips voor gemeenten en erfgoedvrijwilligers die willen samenwerken.

Negen handige tips voor een fijne samenwerking 

Om te zorgen dat zowel de erfgoedvrijwilliger én de gemeente tevreden zijn over de samenwerking geven we – op basis van de bijdragen van de deelnemers – de volgende negen tips.

Inleiding

De samenwerking tussen gemeente en erfgoedvrijwilliger kan in uiteenlopende vormen bestaan. In sommige gevallen werken gemeenten incidenteel samen – denk bijvoorbeeld aan Open Monumentendag en de Archeologiedagen, –, maar er bestaan ook meer structurele vormen van samenwerken. De twee varianten van structurelere samenwerking die tijdens de bijeenkomst werden benoemd zijn:

1. Een convenant, dat tussen de gemeente en een (vertegenwoordigende) erfgoedorganisatie wordt afgesloten. In het convenant worden afspraken gemaakt over de onderlinge samenwerking, wat kaders schept en duidelijkheid verschaft over de gezamenlijke verantwoordelijkheden. Beide partijen weten op die manier goed wat ze van elkaar kunnen verwachten en kunnen door een structurelere samenwerking ook gezamenlijke doelen stellen. De gemeente weet dat ze structureel inzet kan verwachten. Een convenant vergt periodiek overleg om de gestelde doelen te en afspraken te kunnen monitoren.
2. Een contract, dat tussen de gemeente en één of meer individuele erfgoedvrijwilligers wordt afgesloten. Het contract zorgt voor onderling commitment, duidelijkheid over de taakstelling en zorgt er tevens voor dat de vrijwilliger verzekerd is tijdens de uitvoering van de taak. Deze vorm vergt meer intensieve begeleiding door de gemeente.

De kennis en kunde van erfgoedvrijwilligers kan op vele manieren worden ingezet. Die kan geografisch bepaald zijn, maar ook het expertiseniveau van de vrijwilliger bepaalt de inzet. Vrijwilligers kunnen in de basis worden gevraagd voor hand- en spandiensten of worden betrokken bij participatietrajecten, waar deskundigen/specialisten gemeenten juist kunnen ondersteunen bij advies over beleids- of planontwikkeling.

Tip 1 – Vertegenwoordigd

Binnen een gemeente kunnen meerdere erfgoedorganisaties bestaan, met verschillende doelstellingen, kennis en kunde. Dat kan een transparante communicatie en een effectieve samenwerking bemoeilijken. Het helpt daarom als de gemeente de organisaties vraagt om zich te verenigen en/of een één vertegenwoordigende partij aan te wijzen. Dat kan één van de organisaties zijn, of een afgevaardigden vanuit alle organisaties. De vertegenwoordigende organisatie of de afgevaardigden behartigen de belangen van alle andere aangesloten organisaties bij de samenwerking met de gemeente. De gemeente kan met hen dan ook een convenant afsluiten.

Tip 2 – Gezamenlijk aanspreekpunt

Als (vertegenwoordigende) erfgoedorganisatie heb je vaak te maken met meerdere gemeente-afdelingen, bijvoorbeeld Erfgoed, Stedenbouw, Openbare Ruimte, Verkeer, Landschap én Handhaving. Om het contact met deze verschillende afdelingen te stroomlijnen is van belang dat er onderling afstemming plaatsvindt. Dat kan door als erfgoedmedewekers zelf korte lijntjes te hebben met je collega’s bij andere afdelingen, of door één aanspreekpunt vanuit de gemeente aan te wijzen, die voor de verdere afstemming intern verzorgt. Andersom is het van belang dat ook de (vertegenwoordigende) erfgoedorganisatie goed aanspreekbaar is en intern (en extern) afstemt.

Zorg voor een goed en actueel overdracht document waardoor bij wegval van specifieke personen of kennis er geen gat ontstaat.

Tip 3 – In voor- en tegenspoed

Een samenwerking ga je met elkaar aan, om met elkaar dezelfde doelen te bereiken. Een constructieve houding van beide partijen is daarvoor een voorwaarde. Soms worden afspraken niet nagekomen. Een convenant kan die kans verkleinen, maar zelfs dan kunnen de belangen botsen. Het is daarom van belang om hierover in gesprek te blijven en te accepteren dat je het niet altijd eens zal worden. Wederzijds respect is de basis voor een goede samenwerking. Begrijp elkaars positie. Het helpt daarbij ook om successen te vieren. Dat benadrukt de waarde van het convenant.

Tip 4 – Ben geen luis, maar zit wel in de pels

Zonder burgers geen erfgoed. Erfgoedactivisme wordt soms als lastig ervaren, maar ligt indirect aan de basis van ons erfgoedbeleid en is vaak juist de aanleiding om dingen te laten gebeuren. Toch is het als erfgoedorganisatie of -vrijwilliger belangrijk om uit de negatieve hoek weg te blijven. Niet de houding ‘gemeente je doet het niet goed’, maar het aandragen van oplossingen: ‘hoe zou het beter kunnen’. Bedenk dat er bij gemeenten vaak beperkte capaciteit is. Je kunt daarom als vrijwilliger ook besluiten zelf initiatief te nemen, bijvoorbeeld door het organiseren van een inspiratiebijeenkomst waarop partijen in een vroeg stadium met elkaar in gesprek kunnen gaan, wat kan zorgen voor een genuanceerder geluid en meer draagvlak.

Besef als erfgoedorganisatie dat capaciteit binnen een gemeente vaak beperkt is en stem daar tevoren op af. Kies bijvoorbeeld liever voor een goed beargumenteerde lijst van tien Gemeentelijk Monumenten dan voor een lijst van alle 67 objecten.

Tip 5 – Expertise van erfgoedvrijwilligers

Het kan voor een erfgoedorganisatie van belang zijn om verschillende soorten expertise in huis te hebben. Zo kun je als organisatie op verschillende niveaus meepraten, bijvoorbeeld bij complexe zaken als gebiedsontwikkelingen. De verantwoordelijkheid voor het opleiden van erfgoedvrijwilligers ligt niet bij de gemeenten. Een gemeente mag een organisatie er wel op wijzen dat bepaalde expertise benodigd is om een constructief gesprek te kunnen voeren of een duurzame samenwerking aan te gaan. Het expertiseniveau van de vrijwilliger dient daarom altijd afgestemd te zijn op de taak. Er bestaan verschillende opleidingen en cursussen voor erfgoedorganisaties en vrijwilligers om kennis en kunde te vergroten, bijvoorbeeld door de Erfgoedacademie, Heemschut en AWN en Erfgoedvrijwilliger.

Besef als erfgoedorganisatie dat het aanspreekpunt binnen de gemeente misschien minder specifieke expertise heeft. Zorg dat het gesprek gelijkwaardig blijft met wederzijds respect.

Tip 6 – Vraag en aanbod begeleiden

De vraag van erfgoedvrijwilligers om samen te werken/vrijwilligerswerk te doen voor een gemeente, en aanbod kan veel de erfgoedambtenaar veel tijd kosten. Vooral als een gemeente individuele contracten afsluit met erfgoedvrijwilligers is de begeleiding intensief: inwerken en begeleiding vergen tijd. Bestaande vrijwilligersplatforms kunnen de gemeenten daarin ontlasten en vraag en aanbod beter op elkaar afstemmen. Het zijn veelal goed geïnformeerde gesprekspartners, die de samenwerking tussen gemeente en erfgoedorganisatie of -vrijwilliger op een constructieve manier vlot kunnen trekken. Regionale platforms kunnen kennis aan vraag verbinden en de juiste mensen op de juiste plekken krijgen.

Tip 7 – Werven

Er is vaak meer te doen dan dat er vrijwilligers zijn. Het werven van erfgoedvrijwilligers kan bijvoorbeeld goed door het geven van lezingen bij lokale erfgoedorganisaties, maar regelmatig contact tussen de gemeente en de erfgoedorganisatie(s) maakt het ook eenvoudiger om vrijwilligers te vinden.

Tip 8 – Werkafspraken

Voor de structurele inzet van erfgoedvrijwilligers geldt: vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Daarom is het raadzaam om vooraf duidelijk werkafspraken te maken, bijvoorbeeld ook over het doorgegeven van vakanties. Andersom is het mogelijk dat de vrijwilliger of vrijwilligersorganisatie kan rekenen op een terugkerend overleg met wethouder(s) en de erfgoedambtenaar of die van andere afdelingen.

Tip 9 – Bedanken

De erfgoedvrijwilliger wordt betaald in aandacht en liefde. Neem dat serieus. Organiseer bijvoorbeeld een jaarlijks uitje of maak een mooi kerstpakket. Het uitgangspunt is dat de vrijwilliger lol heeft in – en daarmee verantwoordelijkheid voelt voor – het werk.

“Erfgoedvrijwilligers zijn als oren en ogen voor de gemeentelijk erfgoedambtenaar onmisbaar”

Waarom samenwerking tussen gemeente en erfgoedvrijwilligers?

 De meerwaarde voor de gemeente

• De kennis en betrokkenheid van lokale mensen is op veel vlakken waardevol en vaak onuitputtelijk.
• Vrijwilligers zijn een ‘extra ambtenaar’; het zijn de ‘ogen en oren van de gemeente’ en zien vaak als eerste ontwikkelingen.
• Erfgoedvrijwilligers kunnen betrokken worden bij de (voor)selectie van potentiële monumenten. Deze participatieve aanpak zorgt voor draagvlak, maar voorkomt ook ad hoc aanvragen voor aanwijzing. Gemeenten kunnen dit doseren, door gezamenlijk en goed gemotiveerd een x aantal potentiële monumenten per jaar voor te dragen voor nader onderzoek.

Goede communicatie en/of periodiek overleg bieden de kans om belangenorganisaties in een vroeg stadium bij (gebieds)ontwikkelingen te kunnen betrekken. Door op te halen welke aanwezige erfgoedwaarden behouden of versterkt zouden moeten worden kun je dit meegeven aan je collega’s voor de planvorming, wat bezwaarprocedures aan het einde van het traject voorkomt.

De meerwaarde voor de erfgoedvrijwilliger

• Kunnen bijdragen aan het behoud van het lokale erfgoed, kennis- en netwerkverbreding en bijdragen aan leuke erfgoedactiviteiten.
• Door je te verenigen kun je makkelijker medestanders vinden die voor dezelfde belangen willen opkomen.
• Het contact met de gemeente en andere organisaties kan een duurzame samenwerking opleveren waarbij gezamenlijke doelen bereikt worden.
• Je wordt sneller geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld om in een vroeg stadium input te leveren bij beleidsvorming en planvorming.

 

(Beeldverantwoording: Anna Groentjes)